Восстановление бухучета

Иногда бухгалтерия запущена так, что нужно полностью восстанавливать учёт. Рассказываем, в каких случаях восстановление учёта необходимо и как это сделать правильно.

Варианты ситуаций, когда необходимо восстанавливать бухучет.

I - Учёт не вели совсем

На практике такое может быть в малых предприятиях (ООО, ИП и т.п.). В крупном и среднем бизнесе это редкость так как обычно есть целый отдел узких специалистов финансового направления.

В таких организациях обычно бухгалтерией занимается один специалист и если он неожиданно подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки очень сложно .

Бывает директор и сам разбирается в бухучёте, но в любом случае у него достаточно и других забот, даже в небольшой компании. И вот в таких случаях достаточно часто до выхода на работу нового бухгалтера учёт просто не ведут.

II - Вели учёт с серьёзными нарушениями

Такое бывает, когда бухгалтерию поручают кому попало.
 До поры до времени руководитель доверяет бухгалтеру, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки выявляется масса нарушений и недоделок.

 III – Изменение статус компании

Компании и Индивидуальные предприниматели имеют право вести бухучёт и сдавать отчётность по упрощённой форме налогообложения. Но если обороты выросли, например, по выручке превысят лимиты то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчётность на общих основаниях.

Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который часто базируется на данных бухгалтерского. Например, компания на УСН с объектом налогообложения «Доходы» может не вести налоговый учёт расходов, а доходы считает кассовым методом. Но если она превысит ограничение по годовой выручке в 200 млн руб., придётся с начала текущего квартала платить налог на прибыль. Для этого будет необходимо организовать налоговый учёт как доходов, так и расходов.

IV - Форс-мажор и вы лишились бухгалтерской документов или (и) электронной базы.

Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом и т.д.. В таком случае придётся восстанавливать данные с нуля.

 Вы можете попробовать восстановить учет самостоятельно.
 

Пошаговая инструкция

Для восстановление учёт необходимо соблюсти несколько этапов:  анализ текущего состояния учёта; планирование работ, восстановление.

Анализируйте текущее состояние учёта

Необходимо оценить масштабы проблемы.

1. 1. Период нужно восстанавливать учёт.
   2. Наличие документов, а какие нужно восстановить.
   3. Ошибки в документах: арифметические, неверные проводки, налоговые.
   4. Определить количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов.

Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ.

1. 1. При отгрузке либо поступлении товаров и продукции необходимо выписать или запросить от контрагента накладную.
   2. При оказании либо получении услуг — оформить или запросить акт.
   3. Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счёт-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры.
   4. При выдаче зарплаты нужно сформировать платёжную ведомость.
   5. Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платёжное поручение и выписка банка.

Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие. Сложнее всего когда учёт не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.

Составьте план работ

План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так.

1. 1. Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
   2. Предварительная сверка расчётов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
   3. Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчёты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечёт внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
   4. Создание на основе восстановленных документов учётных регистров.
   5. Итоговая сверка расчётов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
   6. Подготовка и сдача уточнённой бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.

Проведите мероприятия по восстановлению учёта

На этом этапе нужно исполнить план с учётом следующих моментов:

1. 1. Соблюдайте хронологию: восстанавливайте и исправляйте документы начиная с самого раннего периода, а на их основе — более поздние.
   2. Помните, что в налоговой и фондах есть только те данные по начисленным налогам и взносам, которые предприятие предоставляет в виде деклараций и другой отчётности. Даже если за период, который восстанавливаете, вы сдавали налоговую отчётность, скорее всего информация была искажена. Учитывайте это при сверке расчётов по обязательным платежам.
   3. Возможно, что часть первичных документов восстановить не удастся. Например, если контрагент уже ликвидирован. Тогда придётся пересчитать налоги без учёта этих документов и сдать уточнённые декларации(!).

Кому поручить восстановление бухучёта

Вы можете восстановить учёт своими силами или поручить это специализированной организации. В большинстве случаев восстанавливать бухучёт будет сложнее, чем вести, так как придётся разбираться в ошибках и работать в условиях недостатка информации. Поэтому, если поручить это штатным специалистам, неизбежно пострадает текущий учёт — на него будет оставаться меньше времени и сил.

Восстанавливать бухучёт своими силами целесообразно, только если речь идет о коротком периоде и небольшом количестве документов. Например, 1-2 месяца и несколько десятков документов. В более сложных ситуациях лучше нанять аутсорсинговую компанию. Дело не только в разгрузке своей бухгалтерии. Штатный главбух, пусть и с большим стажем, может вообще не иметь опыта восстановления учёта, и ему придётся осваивать эту работу на ходу, а значит он может ошибиться или процесс затянется надолго.